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打ち合わせチェックリストをつくったこと

家づくりいろいろ

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このブログは20代後半の共働き夫婦が、住友林業で平屋を建てるまでの記録を発信しています。

ふーりん
ふーりん

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こんにちは!着々と工事が進んでいるふーりんです!

突然ですが、

ふーりん
ふーりん

打ち合わせって考えること多いですよね〜

あの設備いいな、こんな間取り採用したいなと日々思っていても、次の打ち合わせまでの時間があけば、いつのまにか忘れてしまっていたりしませんか!?

もし施主側が忘れずに営業さんや設計担当さんに伝えたとしても、

営業さん
営業さん

確認しておきます!

となれば返事をもらうのにさらに時間が経つわけで…。

そんなこんなしているうちに確認してもらっている内容も忘れちゃって、持ち帰りで検討しないといけないものもあるわで

  • 施主がHMに確認したいこと
  • HMに返答しないといけないこと(HMが施主に確認したいこと)

がごちゃまぜになって、タスクオーバーになりかねません。

ふーりん夫
ふーりん夫

注文住宅は、タスク管理が命なところあるよね

ふーりん夫婦も忘れてしまうことが想像できたのと、「忘れてたぁーー!!」となって取り返しがつかなくなるのは嫌だったので、管理ができるように工夫をしました。

前置きが長くなりましたが、その工夫が標題の「打ち合わせチェックリストをつくったこと」です!

チェックリストをどう役立てたのか?チェックリスト作成に効果はあったのか?をお話していきます。

チェックリストの内容は?

本題のチェックリストですが、使い始めると打ち合わせの進行具合に合わせて最終的に3種類作成していました。

それぞれ、

  1. 家づくりの希望、採用したいこと
  2. 施主からHMに確認したいこと
  3. いずれ検討が必要なこと

について項目を分けて使用しました。

家づくりの希望、採用したいことリスト

家づくりを始めた初期から間取り作成・内装決定あたりまで、①の「家づくりの希望、採用したいことリスト」を使用していました。

内容としては画像のようなもので↓↓

Appleのメモを共有してチェックリスト化していた

ふーりん夫婦でメモ機能を共有設定し、お互いが編集・確認できるようにしていました。

ふーりんは

YouTubeのルームツアー:6割

住友林業施主のブログ:3割

X(旧Twitter):1割

くらいの比率で情報収集していたのですが、YouTubeは特に次から次へと動画が流れていくため、「これ良いな」と思うものがあれば随時チェックリストに入れなければ忘れてしまいそうになりました。

ふーりん
ふーりん

リストに入れたけど、優先順位が下がって採用しなかったものもあるな〜

また、このメモはイメージを参考写真として添付できるので設計担当さんに伝えるときもわかりやすくなり、チェックリスト作成だけでなく、チェックリストを電子化するというのは我ながら良いアイデアだったのではないかと思います。

施主からHMに確認したいことリスト

②の「施主からHMに確認したいことリスト」は、主に間取り作成打ち合わせ以降から使い始めました。

内容は、打ち合わせ後に思いついた質問事項や仕様・補助金に関するHMへの質問が多かったですね。

左に確認したいこと、右にHMからの回答を記載している

内容的に、①のように写真付きでなくても良いものが多かったのでこれは手書きで作成しました。

ふーりん夫
ふーりん夫

打ち合わせ中にもリストアップできる手軽さが良かったね

いずれ検討が必要なことリスト

③の「いずれ検討が必要なことリスト」も、②と同時期から使い始めました。

これは、「打ち合わせの中で保留となったもの」「まだ打ち合わせ内容には上がっていないけれども、絶対に打ち合わせ漏れさせたくなもの」を覚えておくために作成しました。

完了したらチェック。中には採用をやめたものもあった。

例えば「ルンバ基地」は、コンセントをつける場所の打ち合わせの時に漏れさせたくなかったのでリストアップされています。

Youtubeのルームツアーを見て採用したいなぁと思ったものもリストアップしていますが、減額のために採用見送りとなったものもたくさんありました。

これも②と同様に打ち合わせ中に手軽にリストアップできるため、手書きで作成しました。

チェックリストに効果はあった?

結論から言いますと、めちゃくちゃ効果がありました!!

「打ち合わせ漏れがないよう管理するため」という、このリストを作成した当初の目的はもちろんしっかりと達成されました。

住友林業では打ち合わせシートというものがあり、毎回の打ち合わせ内容を担当者が記載し施主が確認してサインします。

このシートの中に、保留したことや確認してもらうことすべてが記載されているかというと…たまに抜け落ちてしまっていたりします。

それでそのまま忘れてしまい、後悔したり悲しい気持ちになったりするのは残念ながら施主側です。

ふーりん
ふーりん

お互い忘れちゃったりするだろうから、人任せにせずに自分で覚えておかなくっちゃ

そういった点で、チェックリストは膨大な打ち合わせ内容に埋もれず活躍してくれました。

それだけでなく、私たちが打ち合わせのはじめにリストを確認して設計担当さんに質問することを何度か繰り返していたため、

設計担当さん
設計担当さん

今日も確認事項から始めましょうか

と、設計担当さん自らがチェックリストに追加がないか、打ち合わせ冒頭に時間を割いてくれるようになりました。

さいごに

打ち合わせにチェックリストをつくって臨んでいたことをお話しました!

中には、「家づくりに対する要望書」を作成してHMに渡す施主の方もいらっしゃるようで…。

ふーりん夫
ふーりん夫

自分たちの理想を言語化、プレゼンできるなんてすごいね…!

私たちはそこまではできなかったのですが、手軽になおかつ自らの理想を追求するにはチェックリストでも十分かなという印象でした!

この記事が、どなたかのお役に立てれば幸いです。

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この記事を書いた人
ふーりん

住友林業で平屋を計画中。後悔なく、満足のいく家を建てたい。
家系ブログも超初心者のため、家のことに合わせて勉強中。
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